Explorer la phase 1 de l’état des lieux des données d’inventaire

Le projet État des lieux sur les données d’inventaires au Québec a pour objectifs de connaître l’état actuel des inventaires du patrimoine bâti au Québec, les pratiques en matière d’utilisation à l’interne, de diffusion à l’externe et de mise en valeur numérique des inventaires.

 

Ce projet d’envergure est divisé en trois phases : questionnaire, ateliers et état des lieux. À chaque fin de phase, nous proposerons un billet visant à vulgariser note processus professionnel, créatif et technique.

 

La première phase a débuté en février 2021. Nous voulions avoir un portrait global des inventaires du patrimoine bâti au Québec. Ainsi, nous avons créé un questionnaire étoffé pour recueillir des données à jour, en communiquant avec les MRC, les municipalités et les conseils de bande.

 

Mise en place – L’équipe en charge du projet a créé, à l’interne, une première version du questionnaire. Il était important d’identifier toutes nos questions, de voir grand et d’esquisser une certaine structure au formulaire. Nous avons par la suite formé un comité de travail composé de professionnels des milieux municipal, patrimonial et numérique, permettant d’avoir une expertise externe et une vision d’ensemble. Leurs suggestions ont permis de mieux structurer le questionnaire, en plus d’ajouter certains éléments et de préciser des choix de réponses.

 

Recherche d’outils  – Après différentes recherches, nous avons décidé d’utiliser Jotform pour réaliser et publier le formulaire. Esthétiquement agréable, conviviale et économique (50 % de rabais pour les OBNL), cette plateforme s’est avérée un choix fonctionnel.

 

Fonctionnalités visées – En effet, à la question du début « Avez-vous un ou plusieurs inventaires ? », il était essentiel de pouvoir, par la suite, détailler ses réponses pour chaque inventaire. 

 

Pour nous, la complexité technique du questionnaire – permettant de bien saisir toutes les réalités des répondants – ne pouvait omettre la volonté de disposer de  :

  • Un questionnaire facile à comprendre ;
  • Une l’interface conviviale, visuellement intéressante et surtout adaptée ;
  • Une lecture multi-écrans (ordinateur, tablette et mobile) :
  • Une compilation, une extraction et une visualisation des résultats aisées pour l’équipe en charge du projet.


Méthodologie – 
Pour finaliser le tout, nous avons dû tester, tester et tester de nouveau ! Utilisant une nouvelle plateforme de sondage, il était plus que nécessaire que l’équipe l’expérimente pour s’assurer que les fonctionnaliés visées étaient effectives. De la pertinence des questions, en passant par une expérience numérique fluide, aux données collectées utilisables.

 

La personnalisation d’un modèle de questionnaire fidèle à l’image de marque de notre organisme et surtout, l’utilisation d’un gadget logiciel (widget) ont permis d’atteindre ces premiers objectifs. Par exemple, une MRC ayant six inventaires pouvait répondre à l’ensemble des questions, et ce, en précisant ses réponses pour chaque inventaire, de manière guidée.

 

Rejoindre notre public-cible – Pour nous assurer que le questionnaire rejoigne le public-cible, l’équipe en charge du projet s’est prémunie d’une base de contacts exhaustive avant de faire un envoi massif : 
  • Pour commencer, nous avons utilisé les bases de données ouvertes sur Données Québec, pour recueillir les adresses courriel des MRC, des municipalités et des conseils de bande du Québec.
  • Nous avons par la suite réalisé une mise à jour complète des personnes à contacter. Il est bien sûr pertinent d’utiliser les courriels de type « info@… », mais pas uniquement.
  • Nous avons aussi ajouté les adresses des directions générales, en plus des responsables en aménagement, en urbanisme, en culture et en patrimoine. Ensuite, nous avons centralisé cette base de contacts sur la plateforme Airtable.


Préciser les catégories de notre public-cible – 
Pourquoi avoir choisi la plateforme Airtable plutôt qu’Excel ou Google Forms ? Airtable est une combinaison efficace des deux, nous permettant de filtrer et de grouper facilement selon nos besoins. Dans le cas présent, trois questions étaient posées en fin du formulaire :

  • « Désirez-vous un suivi du projet ? »
  • « Désirez-vous vous abonner à notre infolettre ? »
  • « Désirez vous participer à un tirage ? »

 

Ainsi, Airtable nous a permis un suivi plus efficace, en groupant les participants selon leurs réponses en trois groupes distincts.

 

Lancement et premiers constats – Dès la première semaine suivant l’envoi du questionnaire, nous avons senti un engouement pour celui-ci avec une centaine de répondants. Pour nous assurer que ce bon taux de participation se poursuive, deux rappels ont été faits par courriel, soit un mois après le lancement du questionnaire et une semaine avant la fin. Nous avons également effectué des rappels personnalisés en appelant toutes les MRC qui n’avaient pas encore répondu, en plus de quelques municipalités et conseils de bande, afin de les sensibiliser à notre démarche.

 

Et après ? – En tout, ce sont 250 soumissions que nous avons collectées. L’engouement et l’intérêt de ces derniers démontrent toute l’importance et le momentum du projet État des lieux sur les données d’inventaire au Québec.

 

D’ailleurs, nous avons reçu différents commentaires positifs, sur la pertinence de notre démarche. Plusieurs questions et observations nous ont aussi permis de bonifier notre formulaire, comme l’ajout d’une date butoir, la possibilité d’enregistrer et retourner au questionnaire par la suite, l’envoi d’une copie des réponses aux participants.


 

Nous remercions sincèrement tous les répondants qui ont contribué activement à ce projet d’intérêt pour le milieu. Les données recueillies seront analysées cet été et un document intitulé État des lieux sur les données d’inventaire sera publié cet automne.

 

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