Il y a quelques semaines s’est tenu notre colloque Patrimoine bâti, du coeur à l’action. Ce rendez-vous annuel se déroule habituellement en personne, mais vu les circonstances que nous connaissons tous, nous avons choisi cette année la formule virtuelle. Pour des néophytes, un colloque sur Zoom webinaire représente tout un défi. Comment organiser un évènement virtuel de façon professionnelle ? La réponse : beaucoup de planification et d’organisation ! J’aimerais ajouter (humblement) que nous semblons avoir réussi notre pari, car les retours sont très positifs. Plus de 90 % des répondants à notre sondage post-colloque disent être satisfaits ou très satisfaits de leur participation.
Puisque cette expérience nous a grandement appris, nous avons choisi de partager avec notre communauté les secrets de notre formule, au cas où cela pourrait aider certains d’entre vous.
L’équipe d’Action patrimoine derrière l’organisation du colloque
Avant l’événement
Outre les éléments habituels de l’organisation d’un colloque (trouver des conférenciers et monter un programme, faire la promotion de l’événement, gérer les inscriptions), l’organisation d’un événement numérique demande de se familiariser avec de nouveaux outils et souligne l’importance d’une bonne planification. Voici donc les trois grandes composantes sur lesquelles nous nous sommes concentrées en vue du grand jour.
Bien connaître la plateforme
Testez. Testez. Testez. On ne le répétera jamais assez. Nous avons testé la plateforme Zoom webinaire à l’interne avec l’équipe pour être à l’aise avec différentes fonctionnalités : faire passer quelqu’un d’intervenant à participant, tester le partage d’écran et le partage de vidéo, essayer les questions et réponses, etc. Puis, quand vous avez fini de tester avec votre équipe, testez Zoom avec vos intervenants ! Deux semaines avant le colloque, nous avons donné rendez-vous à tous nos conférenciers par Zoom. Ces rendez-vous avaient plusieurs objectifs :
- Vérifier que le micro et la caméra des conférenciers fonctionnaient bien ;
- Expliquer leur rôle, le déroulement du colloque et les outils de communications que nous allions utiliser ;
- Leur permettre de tester le partage d’écran.
Ces informations étaient aussi résumées dans un guide à l’intention des conférenciers. Cet accompagnement a été apprécié des conférenciers et a permis d’en rassurer certains, moins à l’aise avec cette formule en ligne.
Horaire / Scénario
En ligne ou en personne, le scénario d’un événement n’est pas à négliger. L’équipe d’Action patrimoine a eu la possibilité de recevoir un accompagnement en préparation de l’événement, pendant lequel l’importance d’avoir un horaire à la minute près a bien été souligné. Blandine Clerget, coordonnatrice du colloque, nous a donc préparé un tableau détaillé, qui en plus spécifiait les tâches des membres de l’équipe. Ainsi, chacun savait quand il devait intervenir. De plus, la précision de l’horaire nous permettait d’identifier où nous pouvions nous permettre de rallonger un peu et où couper pour que l’événement se termine à temps.
L’horaire, un peu moins détaillé, a été envoyé quelques jours à l’avance aux conférenciers. Ainsi, ceux-ci savaient exactement à quelle heure allait être leur intervention. Cela permettait aux plus occupés d’entre eux de se connecter au moment nécessaire.
Extrait de l’horaire du colloque 2020 Patrimoine bâti, du coeur à l’action.
Communications durant l’évènement
Pendant les conférences et la période de questions, vous aurez probablement à discuter avec votre équipe, que ce soit pour ajuster l’horaire, demander de l’aide ou communiquer une information. Puisque tout le monde est à distance, vous devez vous être mis d’accord sur un canal qui sera surveillé par tous. De notre côté, nous avons choisi la plateforme de Google chat, puisque qu’avec notre adhésion à la GSuite nous avions la possibilité d’inviter des personnes hors de notre organisation dans les canaux de discussion. Selon vos besoins et les outils qui vous sont disponibles, il est aussi possible d’utiliser Slack, Teams, WhatsApp, etc. L’essentiel est d’avoir un canal bien identifié pour ne pas que se perde l’information. Nous avions un canal pour l’équipe de coordination et un pour les conférenciers, au cas où ceux-ci auraient besoin de nous joindre rapidement.
Bien identifier les rôles de chacun
Afin d’être parés à toutes éventualités et être capables de réagir au quart de tour, nous avons fait le choix de séparer au maximum les différentes tâches d’animation et de coordination. Voici donc comment nous avons fonctionné. À noter qu’il est possible de fusionner certains rôles, selon le nombre de personnes avec qui vous travaillez, ainsi que les capacités et envies de chacun.
Lola Mongaï, responsable des communications chez Action patrimoine et animatrice du colloque 2020.
Coordination
En plus de l’organisation en amont de l’événement, notre coordonnatrice était aussi présente pendant le colloque en tant que chef d’orchestre. La personne responsable de la coordination connaît l’horaire sur le bout des doigts et est familière avec chaque intervenant et le contenu de leur présentation. C’est le rôle de cette personne de distribuer les tâches parmi les autres membres de l’équipe, de faire circuler l’information aux personnes pertinentes, de garder l’horaire et de prendre des décisions en cours de colloque.
Soutien technique
L’idée n’est pas de vous faire peur… mais tout peut arriver lors d’un événement ! Nous nous sommes donc assurés d’avoir quelqu’un qui a une bonne connaissance de la plateforme Zoom webinaire pour répondre aux besoins techniques des intervenants et des participants. Cette personne doit avoir plus d’un tour dans son sac, car elle doit avoir des solutions toutes préparées aux divers problèmes qui peuvent survenir. Elle doit aussi garder la tête froide et être capable de réagir rapidement. En tant qu’agente de développement culturel numérique, je me suis donc donné comme mission de me familiariser avec l’outil et de bien connaître ses limites. Le fait d’avoir une personne compétente dédiée à cet aspect permet aussi de mettre en confiance les autres membres de l’équipe pour que ceux-ci puissent se concentrer sur leur rôle respectif. De plus, un numéro de téléphone pour me joindre a été donné à tous, avant l’événement et pendant celui-ci, et je vous confirme avoir reçu quelques appels.
Animation
Pour accueillir les participants, leur expliquer le déroulement du colloque virtuel et assurer un enchaînement fluide entre les divers intervenants, nous avons prévu une personne dont la charge exclusive serait l’animation. Sans avoir à se soucier de potentiels problèmes techniques, cette personne pouvait se concentrer sur le contenu du colloque, rebondir sur les différentes propositions ainsi qu’assurer un fil conducteur tout au long de l’événement.
Période de questions
Nous avons aussi choisi de désigner quelqu’un spécifiquement pour l’animation des périodes de questions. Dans notre cas, cela permettait de donner un rôle à l’un des membres de notre conseil d’administration à l’aise avec le contenu du colloque. Cette personne pouvait donc rapidement comprendre les nuances dans les questions, mais était aussi disponible pendant les conférences pour réfléchir à d’éventuelles questions à poser aux intervenants, si les participants ne se manifestaient pas.
Diffusion
En général, nous préférons que ce soit l’intervenant qui partage lui-même son écran. Cela permet un discours plus fluide. Par contre, puisque tous ne sont pas à l’aise avec le partage d’écran et parce que nous avions nous même des documents à diffuser, nous avons choisi d’attribuer ce rôle à un membre de l’équipe. Cela permet aussi d’avoir une personne désignée pour prendre le relais en cas de problème de diffusion chez un intervenant. Avant le début de l’événement, cette personne s’est donc assurée d’avoir sur son ordinateur les présentations de tous, prêtes à être partagées.
Responsable du clavardage et des questions/réponses
Il est astucieux de désigner une personne qui devra répondre aux questions simples dans le clavardage et y faire les rappels nécessaires. Ce rôle peut aisément être combiné à n’importe lequel présenté ci-haut, mais il est important d’avoir un porte-parole de l’équipe dans l’espace clavardage. Il y a toujours quelqu’un qui va demander si les présentations seront disponibles après l’événement, autant décidé à l’avance qui se chargera de répondre à cette question. Cette personne peut aussi répondre aux questions simples et faire un premier tri pour la personne qui se chargera de poser les questions aux conférenciers.
Quelques petits trucs…
Comme souvent, le diable est dans les détails ! Voici donc quelques astuces qui nous ont aidées pendant l’événement.
Ayez en main les présentations des conférenciers
Ayez toutes les présentations qui serviront pendant l’événement sur Google Drive (ou Dropbox, ou Onedrive). Cela permet de les partager rapidement en cas de besoin.
Développez un visuel pour accompagner l’accueil et le départ des participants
Nous avons créé des images à diffuser spécifiquement pendant l’accueil des participants ainsi qu’à la fin. La première image détaillait la programmation de l’événement, tandis que la deuxième remerciait tout le monde de leur participation. Cela évite de voir les gens tapoter sur leur clavier en attendant le début et cela permet aussi d’offrir de l’information aux participants (psst, c’est aussi un endroit pour mettre de l’avant vos partenaires).
Préparez quelques phrases clés
Il y a probablement des informations que vous aurez à diffuser à quelques reprises dans l’espace de clavardage : comment contacter le soutien technique, où poser les questions, etc. Afin d’économiser du temps, pourquoi ne pas les écrire à l’avance dans un document ? Vous n’aurez plus qu’à copier et coller ces instructions au moment pertinent.
Soyez prêt à trouver des alternatives aux problèmes techniques
Il est difficile de faire du soutien technique à distance (c’est une tout autre branche de métier !). Si quelqu’un m’appelle avec un problème en cours de conférence, ma philosophie est donc de trouver des solutions alternatives à son problème plutôt que d’essayer de régler la cause du problème. Le son ne fonctionne pas ? Je leur envoie le numéro de téléphone pour assister à la réunion. L’image ne s’affiche pas ? J’ai la présentation sur Drive pour laquelle je peux le partager un lien. Parfois, simplement de demander à un participant de quitter la conférence et de se reconnecter peut régler bien des problèmes.
Au cas où… Enregistrez.
Même si vous n’avez pas l’intention de diffuser votre événement en différé, il est toujours bien de l’enregistrer. Dans certaines régions du Québec, la connexion internet peut être dépendante des aléas de la météo. Si une personne doit quitter à cause de problèmes de ce genre, il est alors possible de proposer une diffusion très limitée de l’enregistrement à ces personnes. Prenez aussi le temps de mentionner que vous enregistrez votre événement, même si ce n’est que pour des fins d’archivage. Les participants verront l’icône d’enregistrement dans tous les cas, c’est donc plus courtois et transparent !
Changer de formule
Changer de formule, c’est aussi devoir repenser son évènement. Certaines choses qui sont évidentes en présentiel le sont moins en virtuel et vice versa. De notre côté, cette première expérience nous aura appris qu’il est possible de proposer notre colloque en format virtuel. Si toutefois c’est possible, est-ce souhaitable ? Comme bien d’autres choses, ça dépend. Pour vous aider à démêler tout cela, nous avons pensé vous présenter les avantages et désavantages que nous avons remarqués lorsqu’on transpose un événement en ligne.
Avantages
- Permet d’avoir des participants et des intervenants de plusieurs régions, certaines éloignées, du Québec.
- Plus facile d’assister à l’événement, autant pour les participants (pas de déplacement, plus facile de se libérer 3h qu’une journée), que pour les conférenciers.
- Permets la distanciation sociale.
- Événement moins coûteux à mettre sur pied, cela permet aussi d’offrir le contenu à moindre coût pour les participants.
Désavantages
- Peu ou pas de réseautage.
- Limite le temps du colloque (quoique d’autres évènements en ligne ont choisi une formule avec plusieurs demis-journées).
- Pas aussi dynamique.
- Tout dépendamment de la plateforme et de la formule utilisée, ce genre d’événement permet parfois moins d’interaction lors des périodes de questions.
En conclusion, l’expérience nous aura prouvé qu’il est possible d’organiser un colloque professionnel, même sans avoir beaucoup d’expérience en organisation d’événement virtuel. Les mots à retenir sont la planification de l’activité, les tests et la répartition des rôles ! Nous reconnaissons avoir été chanceux, en partie car nous pouvions compter sur une équipe dynamique et parce que nous avons eu plusieurs mois pour préparer cet événement. Pendant cette période, nous avons assisté à plusieurs rendez-vous virtuels. Cela nous aura permis de connaître ce qui nous plaisait en tant que participants, et ce que l’on aimait moins. Mon dernier conseil sera donc celui-ci : lorsque vous participez à l’événement d’une autre organisation, prenez des notes ! Cela pourra un jour être utile…
Stephanie Jacques, agente de développement culturel numérique
Si vous souhaitez discuter plus en profondeur de l’organisation d’évènement virtuel ou de tout autre projet numérique, n’hésitez pas à me contacter à l’adresse numerique@actionpatrimoine.ca. Au plaisir !